Traditionella utbildningar har många fördelar men också många utmaningar att ta hand om. En stor utmaning är att avsätta tid för att utbilda sin personal. Det är helt enkelt väldigt svårt att avfolka hela kundserviceavdelningen i några dagar för att utbilda sig. Det gör att avdelningen endast kan göra någon form av gemensamma aktiviteter någon eller några gånger per år. Därefter ”jobbar man som vanligt”. En annan utmaning är att alla medarbetarna inte har behov av samma sak. Några har behov av att arbeta med attityd och motivation, någon annan behöver arbeta med sin egen kommunikation och någon annan kanske måste arbeta med förståelsen gentemot kunden. Alla befinner sig på olika nivåer och har olika behov.

Med hjälp av Portionsmetoden som är utvecklat av Maxireach kan jag nu erbjuda det som många av mina kunder efterlyst under lång tid – nämligen kontinuerliga utbildningar som genomförs utan avbrott i den dagliga verksamheten.

Portionsmetoden fungerar så här

Det börjar med att alla medarbetarna får göra en självskattning inom olika områden som är väsentliga för att kunna leverera god service. Självskattningen visar tydligt vilka områden som medarbetaren har behov av att utbilda sig inom och vart fokus bör ligga. Efter detta får medarbetaren dagligen ett filmklipp att se som påminner/utbildar och inspirerar. Filmklippets innehåll baseras på den självskattning som medarbetaren har gjort. Det här gör att utbildningen är helt individuellt anpassad. Filmklippen tar cirka 2-4 minuter och medarbetaren väljer själv när på dagen det är dags att titta på klippet. Efter någon dag får medarbetaren därefter en ny film att se på.

Ersätter inte traditionell utbildning

Det bästa som kan göras är att inte låta Portionsmetoden ersätta den traditionella utbildningen utan den ska ses som ett komplement till dessa. Den största effekten fås om medarbetarna samlas för en utbildning/konferens för att diskutera kring bemötande och kundservice. Efter detta fortsätter utbildningen med Portionsmetoden. Fördelen med denna metod är att vi startar upp och skapar en gemensam grund att stå vad gäller kundsyn, samarbete, kundvård osv. Efter det kommer Portionsmetoden in och stärker det som vi lärde oss på utbildningen.

Vad ger Portionsmetoden

Den viktigaste fördelen är att Portionsmetoden skapar kontinuitet. Eftersom medarbetaren varje dag får ett litet filmklipp som inspirerar och väcker tankar hålls frågan kring kundbemötande levande. Om alla medarbetarna får detta varje dag skapas också en kultur där vi diskuterar mer kring bemötande frågor.
På många arbetsplatser pratar men redan idag om kunder och bemötande men det pratas mest om de negativa kunderna och där kommunikationen inte fungerat. Det är mer vanligt att prata om kunden och lägga all skuld på kunden för att saker och ting inte har fungerat.
Med Portionsmetoden i vår vardag blir det mer naturligt att diskutera hur vi själva agerar och borde agera i olika situationer. Detta skapar självklart en bättre service gentemot våra kunder.

Fördelen är också att den är helt individanpassad utifrån medarbetarens egen självskattning. Olika medarbetare får olika filmklipp beroende på deras egen situation och kompetens.

En annan fördel är att Portionsmetoden kräver väldigt lite resurser eftersom medarbetaren endast behöver avsätta några minuter varje dag för detta. Medarbetaren har också möjligheten att själv välja när det under dagen passar bäst att se på filmklippen. Även här blir det individanpassat då några gärna ser det direkt på morgonen för att få ”peptalk”, medan andra tar det efterlunch då de ”smälter maten”.

Portionsmetoden ger våra kunder en bättre service och vi själva får en enklare och roligare vardag att arbeta i. Med andra ord; ”Alla blir vinnare”

Att arbeta med människor kan både vara det roligaste som finns men samtidigt också det mest krävande som finns. Vissa dagar kan allt fungera fantastiskt och alla som vi möter är trevliga och glada. Andra dagar är det som att alla bara är ute för att bråka med just mig. En av de viktigaste egenskaperna är att ha en stor portion tålamod för att ständigt kunna leva upp till kundernas krav och förväntningar.

Vid undersökningar visar det sig att det som behövs för att flytta dålig eller medioker service till en bra service är oerhört lite. Vid intervjuer menar de allra flesta att de blir glada när de får ett leende, en hälsning eller de upplever någon form av personligt bemötande. Ofta benämns det här som det lilla extra. Det mest fantastiska är att alla som har insett hur lite som krävs för att göra kunden nöjd och verkligen arbetar med det får ännu mer tillbaka. De får en arbetsdag som är fylld av trevliga möten som ger energi och glädje.

Självklart möter vi ibland människor vi inte kan göra nöjda och då är utmaningen att hantera situationer korrekt och samtidigt inte låta det påverka resten av min arbetsdag. Det här är något som alla kan lära sig med lite insikt och träning.

Den här utbildningen handlar om kundbemötande och hur du med små enkla medel kan göra kunden mer nöjd. Det handlar mycket om kommunikation och bemötande. Det handlar också om att lära sig arbeta mer om sig själv och hur det är möjligt att arbeta med sin egen inställning. Hur är det möjligt att motivera sig att ge det lilla extra när dagarna känns grå och tunga?

Under den här utbildningen får du varje dag ett litet tips som ska göra din vardag enklare och roligare. Det kan handla om ett tips, ett råd, en uppgift att göra eller bara lite peptalk inför dagen. Olika människor har olika behov, och människor har också olika behov vid olika tillfällen. Av denna anledning gör man en självskattning en gång månadsvis, som sedan ligger till grund för vilka filmer som visas dagligen nästkommande månad. Detta innebär att jag ger individanpassad coaching dagligen till alla medarbetare!

För alla som arbetar med kundservice inom en IT avdelning kan förutsättningarna ibland vara lite speciella då arbetat dels handlar om att ha en god förmåga att hantera människor. Sedan handlar det om att kunna sin teknik på ett bra sätt. Kompetensnivån mellan IT medarbetaren och kunden kan ibland skilja sig stort. Att då uttrycka sig så att kunden verkligen förstår vad jag menar är inte det lättaste alla gånger.

Den tekniska kunskapen är oftast god. Det som är i behov av förbättring är förståelsen för kunden och att hantera mötet på ett bättre sätt. Även här har olika människor olika behov, och människor har också olika behov vid olika tillfällen. Därför gör man en självskattning månadsvis, som sedan ligger till grund för vilka filmer som visas nästkommande månad. Detta innebär att jag ger individanpassad coaching dagligen till alla medarbetare!

Den här utbildningen ger både förståelse för hur kunden tänker, vad kunden uppskattar och vad du kan göra för att på ett enklare sätt göra kunden mer nöjd. Du får med andra ord en roligare vardag!